Sitzung: 07.12.2021 Kreisausschuss
Beschluss: einstimmig beschlossen
Abstimmung: Ja: 15, Nein: 0, Enthaltungen: 0
Vorlage: 0237/2021/1
Beschlussvorschlag:
Die Stadt Aachen wird mandatiert, die Aufgabe der IT-Prüfung nach § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW für den Kreis Heinsberg gemäß den Regelungen der im Entwurf der Einladung zur Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses beigefügten öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ab dem 01.01.2022 wahrzunehmen.
Aufgabe der
örtlichen Rechnungsprüfung ist es, bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit
Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) der Gemeinde und ihrer
Sondervermögen die Programme vor ihrer Anwendung zu prüfen
(Implementierungsprüfung; § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW). Die örtliche Rechnungsprüfung kann sich
zur Wahrnehmung dieser Aufgabe Dritter bedienen. Die Stadt Aachen nimmt diese
Aufgabe gemäß der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung vom 13.12.2002 für den
Kreis Heinsberg wahr.
In Abgrenzung zur
Zulassungsprüfung der gpaNRW (§ 94 Abs. 2 GO; zum 01.01.2021 in Kraft getreten), welche
eine Prüfung der Anwendungen im „Rohzustand“ vorsieht, wird im Rahmen der
Implementierungsprüfung vor allem die Anpassung der einzelnen Anwendungen an
die örtlichen Gegebenheiten (Customizing) geprüft.
Im Jahr 2003 wurde
die regio iT durch Zusammenschluss der Aachener Datenverarbeitungsgesellschaft
(ADG) und der Gemeinsamen Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (GKDVZ; Amt der
Stadt Aachen) gegründet. Zur Bündelung der Nachfrage wurde die Stadt Aachen
über eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung von der StädteRegion Aachen
(damals noch Kreis Aachen), dem Kreis Heinsberg und einem Teil der
kreisangehörigen Kommunen beauftragt, den Bedarf an IT über die regio IT
sicherzustellen. In 2011 ist die regio iT mit dem Zweckverband INFOKOM (Kreis
Gütersloh) und in 2020 mit dem Zweckverband civitec (Oberbergischer Kreis,
Rhein-Sieg-Kreis) fusioniert. Damit ist sie inzwischen neben dem Hauptsitz in
Aachen mit Niederlassungen und Rechenzentren in Siegburg und Gütersloh
vertreten und so zu einem der größten kommunalen IT-Dienstleister in
Nordrhein-Westfalen herangewachsen.
Die Stadt Aachen
nimmt die IT-Prüfung derzeit für insgesamt 68 Kommunen in NRW mit einer
Gesamteinwohnerzahl von knapp 2 Millionen Einwohnern wahr. Eine Übersicht der
Kommunen können Sie dem der Einladung zur Sitzung des
Rechnungsprüfungsausschusses beigefügten Entwurf der öffentlich-rechtlichen
Vereinbarung entnehmen. Die IT-Anwendungen in den Kommunen werden zum
überwiegenden Teil von der regio iT betreut und in den Rechenzentren der regio
iT betrieben. Mit der Wahrnehmung der Implementierungsprüfung „aus einer Hand“
werden größtmögliche Synergien erzielt und entsprechende Prüfkapazitäten bei
den einzelnen Kommunen eingespart. Der Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt
Aachen beschäftigt derzeit vier IT-Prüfer mit einem Anteil von insgesamt 2,8
Stellen. Die fachliche Kompetenz der KollegInnen wird durch regelmäßige
Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen sowie Einbindung in überregionale
Arbeitskreise des IDR und der GPA gestärkt. Die langjährigen Prüfer verfügen
über anerkannte Zertifizierungen zum CISA (Certified Information Systems
Auditor).
Die
Rahmenbedingungen der Wahrnehmung der IT-Prüfung durch die Stadt Aachen sollen
durch den Abschluss einer neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit allen
68 Kommunen zum 01.01.2022 rechtssicher und einheitlich geregelt werden. Das
Vorhaben wurde im Arbeitsausschuss ÖRV - regio iT am 10.12.2020 vorgestellt und
begrüßt.
Die wesentlichen
Inhalte der Vereinbarung werden nachfolgend dargestellt:
·
Die Prüfung nach §
104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW erstreckt sich auf alle von der regio iT GmbH betreuten
Anwendungen.
·
Der Arbeitsaufwand
wird nach den geleisteten Stunden erfasst. Hierbei wird der jeweils aktuelle
Entgeltsatz des Entgelttarifs zur Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Aachen zu
Grunde gelegt. Dieser beträgt derzeit 82 €/Stunde (netto). Zusätzlich werden
ggf. entstehende Reisekosten nach den Vorschriften des
Landesreisekostengesetzes NRW berechnet.
·
Die Gesamtkosten
werden im Verhältnis der Einwohnerzahl getragen. Die Einwohnerzahl wird bei den
Kreisen und der StädteRegion Aachen mit dem Faktor 0,5 multipliziert. Bei den
kreisfreien Städten gilt der Faktor 1,5 und bei den kreisangehörigen Städten
und Gemeinden der Faktor 1,0.
Beispiel: Bei Gesamtkosten in Höhe von
210.000 € würde der Kreis Heinsberg insgesamt Kosten in Höhe von ca. 8.300,00 €
tragen.
·
Prüfungen von
Programmen, die nicht von der regio iT GmbH betreut werden, sind bilateral
zwischen der Stadt und der jeweiligen Kommune abzustimmen. Die Kosten für
bilaterale Prüfungen werden direkt zwischen der Stadt und der jeweiligen
Kommune abgerechnet.
·
Die Abrechnungen
finden einmal jährlich unmittelbar nach Jahresende statt.
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Die Laufzeit der
Vereinbarung ist unbefristet. Sie kann erstmalig unter Einhaltung einer Frist
von einem Jahr zum 31.12.2024 gekündigt werden.
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Die Vereinbarung
bedarf der Genehmigung durch die Bezirksregierung Köln.
Die übrigen
Regelungen können dem Volltext der Vereinbarung entnommen werden, welcher
dieser Vorlage im Entwurf beigefügt ist. Er wurde mit der Bezirksregierung Köln
im Entwurf abgestimmt, die keine Bedenken einer Genehmigungsfähigkeit sieht.
Die bisherigen Vereinbarungen werden mit Abschluss der neuen
öffentlich-rechtlichen Vereinbarung obsolet.